Oled sa õpilane, tudeng, ettevõtte juht või koristaja – meie kõigi päevas on ikka 24 tundi. Ometigi on siin maailmas neid, kelle Instagrami kontolt näed sa reisi reisi otsa. Leidub ka vastupidiseid näiteid, neid, kes viimase nädalavahetuse Netflixi vaadates ära kulutasid ja ühtegi pilti Instagrami ei saanudki, rääkimata mõne olulise ülesande tegemisest. Kuidas olukorda parandada ja enda ajast maksimum võtta?
Alustuseks, mis üldse on aja planeerimine?
Changemakersi eestvedaja Erkki Kubberi jaoks sai aja planeerimine uue tähenduse siis, kui ta ülikooli astus. “Paralleelselt ülikooliõpingute algusega olin pääsenud ka FC Flora treeningutele,” meenutab Kubber. Esimene kuu ülikoolis ja kõrgeim standard jalgpalluri karjääris andsid Kubberile märku, et käes on täiesti uus periood tema elus. “Kõigega toime tulemiseks oli aeg enesearengus samm edasi astuda – see tähendas, et tuli hakata kirja panema, millal mingid asjad toimuvad. Kasutasin selleks märkmikku,” räägib Kubber oma tiheda perioodi algusajast.
Ometi ei olnud märkmikust kasu, juba paari nädalaga oli ta maha maganud mõne loengu või unustanud mõne kohtumise, sest lihtsalt asjade kirja panemisest ei piisanud.
“Sain aru, et aja planeerimine ei olegi ainult asjade kirja panemine,” tõdes Kubber.
Kaks aastat hiljem oli Kubberi jalgpallurikarjäär lõpusirgel, kuid ta mängib veel Eesti kõrgeimas liigas. Samal ajal lõpetas ta ülikooli avaliku halduse erialal, viimasel aastal läbis ka kõrvaleriala. Suvi terendas ees ning Kubberi plaanides oli minna USAsse raamatuid müüma. Kõige selle kõrvalt kuulus ta Tallinna linna noortevolikokku, tegi praktikat Sotsiaalsete Ettevõtete Võrgustikus ning käis Erasmus+ projektidega välismaal reisimas. “Ja kõik, mis ette võtsin, tegin ka ära. Ühtegi kohtumist ei unustanud ja asjad olid õigeks ajaks tehtud,” räägib Kubber. Kuidas selline muutus kahe aastaga võimalikuks sai?
1. Lase ajal end planeerida
Esimene nipp tundub eriti veider, kuivõrd alguses ei saanud Kubber kuidagi oma asju aetud. Kuidas saab siis lasta ajal end planeerida? “Bakalaureuseõpingute alguses proovisin olla kohustustest samm ees ning asju kirja panna, kuid see ei toiminud,” meenutab Kubber.
Et oma aega mitte lihtsalt sotsiaalmeedias skrollimisele kulutada, võttis Kubber kasutusele rakenduse Rescue Time, mis näitas, kuidas ta enda arvutit, telefoni või muud seadet tegelikult kasutas. “Tõde võib olla valus, kuid kasulik,” tõdeb Kubber tagantjärele.
2. “Ämber” aja planeerimise metafoorina
Kolmas tehnika on “ämbri tehnika”. “Ämbriks on sinu nädala graafik, mida saab maksimaalselt täita, lisades sinna asju õiges järjekorras,” selgitab Kubber. Esimesena lähevad ämbrisse suured kivid ehk tegevused, mis on olulised ja ajaliselt fikseeritud: loeng, seminar, iganädalane koosolek.
Seejärel lisanduvad graafikusse väiksemad kivid, mis on ajaliselt paindlikumad: õppimise aeg, analüüsi kirjutamine ja näiteks pakkumiste tegemine.
Ja kolmandana lisatakse ämbrisse liiv. Liivaks on asjad, mille aeg on fikseeritud, kuid on siiski väheolulised: mõne lemmikseriaali vaatamine või trenn, kus meeldib aeg-ajalt käia. “Kui ämbrisse lisada asju vales järjekorras, siis hakkaks ämber kiiresti üle ajama,” selgitab Kubber.
Ja alles kõige lõpus mahub päevakavva ebaoluliste asjade tegemine, nagu sotsiaalmeedias uudistamine või niisama ajalehtede sirvimine.
“Kui taolises järjekorras asju lisada, siis mahutab ämber üsna palju,” märgib Kubber. Kui aga alustada vastupidi, siis võib juhtuda, et ämbrisse lõpuks olulised asjad ei mahugi. “Sellisel juhul hakkavadki kohustused kuhjuma ning sinu usaldusväärsus kaaslaste silmis hakkab langema,” nendib ta.
3. 1-3-5 reegel ülesannete sooritamiseks
Kui eelmine tehnika ei olnud sobiv, siis kasutaksin teist lähenemist.“Teine abimees aja planeerimiseks on tehnika nimega 1-3-5,” räägib Kubber. See tähendab, et ühe päeva jooksul jõuab inimene teha ühe suure asja, kolm keskmist ja viis väikest. “Päeva alguses paned need asjad kirja – näiteks lõpetada analüüs või kirjutada blogi artikkel,” selgitab Kubber. Seejärel tuleb kirja panna kolm keskmise suurusega ja siis viis pisikest ülesannet. “Ja kui on näha, et suuri asju kipub liiga palju tulema, siis neid teha ei saa. Need lihtsalt ei mahu päevakavva,” märgib Kubber. Seega on oluline jälgida iga päev, et korraga ei oleks liiga palju ülesandeid. “Tegelikult ei olegi lihtsalt võimalik ühte päeva rohkem ülesandeid mahutada,” selgitab Kubber.
Väikseid nippe leidub veelgi
Väikeseid häkke ja viise, kuidas enda ajast maksimum võtta, on tegelikult veelgi.
Alusta päeva kõige olulisemast tegevusest. “Ükstaspuha, mis sul täna teha on vaja, kui ärkad ja oled hommikusöögi ära söönud ning valmis alustama tegutsemist, siis tee esimesena ära see kõige väärtuslikum asi. Vahet ei ole, kui palju või vähe aega see nõuab,” räägib Kubber. See aitab sind su eesmärkide poole. “Kui kõige tähtsam asi on tehtud, siis vahet pole, kuidas ülejäänud päev läheb – sa oled juba sammu enda soovidele lähemale astunud ja see annab sulle mõnusa rahulolutunde,” selgitab ta.
Vaata e-kirju alles päeva teises pooles, näiteks pärast kella nelja. “Meilid ja sotsiaalmeedia on segavad faktorid, mis kipuvad võtma terve päeva, samas edasi jõuame seetõttu tihtipeale vähe,” selgitab Kubber. Nii soovitab ta seada kindel aeg, mil e-kirju ja sotsiaalmeediat vaadata.
Aega saab planeerida erinevalt
Ehk tegelikult on aja planeerimiseks võimalusi tohutult. “Inimesed on erinevad ja nii toimivad ka erinevad tehnikad,” märgib Kubber. Mõnele sobibki tegutseda loovalt just täpselt nii, nagu tuuled puhuvad, seevastu mõni teine vajab väga täpset päevakava, millal midagi tehakse.
“Kõige olulisem on see, et tasub vähemalt kuidagi enda aega planeerida, sest see võimaldab tunda nii suuremat rahulolu kui ka rohkem ära teha,” soovitab Kubber.
